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Términos de referencia
para la prestación de servicios generales de la Universidad
de los Andes
Aseo especial
Equipos audiovisuales
Salones
Seguridad
Trasteo
Espacios Públicos
Aseo especial
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- La Universidad de los Andes a través del Departamento de Seguridad y Servicios Básicos, ofrecerá a las unidades académicas y administrativas, aseo especial para la realización de eventos que apoyen y complementen toda actividad académica o administrativa dentro de la Universidad. No se prestará este servicio para uso personal o para fuera de las instalaciones de la Universidad.
- El solicitante podrá contar con el aseo especial únicamente hasta después de la confirmación vía correo, Seguridad y Servicios Generales no asumirá ninguna responsabilidad sin dicha confirmación.
- El Área de Aseo solo atenderá solicitudes realizadas vía web con mínimo 3 días hábiles de anticipación, esto por temas de tiempos de cotización de los servicios especiales, idealmente enviando correo a Departamento de Seguridad y Servicios Generales seguserv@uniandes.edu.co
- El Área de Aseo prestará este servicio básico en áreas comunes de lunes a viernes entre 6:00 am y 9:00 pm y los sábados de 6:00 a.m. a 2:00 p.m. Cuando se trate de servicios adicionales y especializados, se realiza según el alcance de lo cotizado.
- El Área de Aseo no atenderá este servicio con el personal que se encuentre en la jornada habitual de trabajo; solicitará al contratista un servicio adicional para atender el evento, por lo cual, la Unidad deberá asumir el costo que este represente.
- El personal asignado sólo realizará el servicio especificado en la solicitud.
- Cuando la actividad se suspenda, el servicio debe cancelarse con 1 día hábil de antelación, enviando un correo electrónico a la cuenta seguserv@uniandes.edu.co, con el fin cancelar el servicio con el contratista. En el evento de presentarse algún inconveniente de última hora para la utilización del servicio, puede comunicarse a la extensión 3218 ó 2117.
- El incumplimiento de la cancelación o la no utilización, se sancionará con el cobro del 50% del valor del servicio solicitado.
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arriba
Equipos audiovisuales
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- La Universidad de los Andes a través
del área de Audiovisuales del Departamento de Seguridad
y Servicios Generales, administrará y ofrecerá
a estudiantes, profesores, Unidades académicas y
Unidades Administrativas el préstamo de equipos audiovisuales
para la realización de actividades que apoyen y complementen
toda actividad académica o administrativa dentro
de la Universidad. No se atenderán solicitudes de
equipos audiovisuales para uso personal o de terceros.
- El área de Audiovisuales solo atenderá
solicitudes realizadas por la web con mínimo 3 días
hábiles de anticipación.
- El solicitante podrá contar con
los equipos únicamente hasta después de recibida
la confirmación vía web. Seguridad y Servicios
Generales no asumirá ninguna responsabilidad sin
dicha confirmación.
- Las solicitudes se programarán de
acuerdo con la disponibilidad de los recursos en el horario
de lunes a viernes de 7:00 am a 9:00 pm y sábados
de 7:00 am a 6:00 pm.
- Cuando la actividad se suspenda, el servicio
debe cancelarse con 12 horas de antelación, en la
página web con el fin de ofrecer la oportunidad a
otro usuario. Si se verifica la no utilización del
equipo, Servicios Generales tomará los correctivos
pertinentes. En el evento de presentarse algún inconveniente
de última hora para la utilización de la reserva,
el usuario debe comunicarse con la extensión 3001.
- El área de Audiovisuales entregará
los equipos al usuario en los primeros 10 minutos de la
hora de inicio del evento y los retirará en los 10
últimos minutos antes de la fecha de finalización.
- El equipo prestado no podrá ser
trasladado a un sitio diferente al de la solicitud, ni podrá
ser prestado a otro usuario.
- El usuario tampoco podrá trasladar
el equipo a un sitio diferente al de la solicitud, ni podrá
prestarlo a otro usuario.
- El solicitante como la Unidad a la que
pertenece, asumen la responsabilidad del equipo asignado,
hasta el momento que los reintegre al operario, por lo tanto
debe velar por el buen uso, custodia, manejo y seguridad
del equipo prestado, además con los compromisos inherentes
al servicio (fechas, horarios, buen trato a los operarios,
cancelación oportuna de reservas, etc.). En el evento
de daño generado por descuido, mal uso u otro al
normal funcionamiento, el solicitante asume total responsabilidad,
cubriendo los costos necesarios para su arreglo.
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arriba
Salones
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- La Universidad de los Andes a través de la Dirección Registro, administra y asigna los salones de clase para uso de estudiantes, profesores y administrativos, para la realización de actividades y eventos que apoyen y complementen toda actividad académica o administrativa dentro de la Universidad. No se atenderán reservas de salones para uso personal.
- La Dirección de Registro no asumirá ninguna responsabilidad en eventos que sean promocionados o contratados sin tener la confirmación del salón. El solicitante podrá contar con los salones únicamente cuando haya recibido la respectiva confirmación vía correo electrónico.
- La Dirección de Registro sólo atenderá reservas de salones solicitados por la página de Servicios Integrados con mínimo tres días hábiles de anticipación a la realización de la actividad.
- Los eventos organizados por más de una unidad o persona, deberán definir un único contacto o responsable para solicitar los espacios necesarios y así evitar dobles reservas.
- Las solicitudes se programarán de acuerdo con la disponibilidad de recursos en cualquier horario o día de la semana, exceptuando domingos y días festivos.
- Cuando la actividad se suspenda, el servicio debe cancelarse, a través de la página web https://registroapps.uniandes.edu.co/SolSalones/login.php con el fin de ofrecer la oportunidad a otro usuario.
- En el evento de presentarse algún inconveniente de última hora para la utilización de la reserva, el usuario puede comunicarse con las extensiones 1458, 4760, 3158.
- El solicitante como la Unidad a la que pertenece, asumen la responsabilidad del salón durante el tiempo reservado, por lo tanto, debe velar por el buen uso y cuidado del sitio prestado, además cumplir con los compromisos inherentes al servicio (fechas, horarios, cancelación oportuna de reservas, etc). En el evento de daños generados por descuido, mal uso u otra acción diferente al normal funcionamiento, el solicitante asume total responsabilidad, cubriendo los costos necesarios para su arreglo. En caso de faltas a los compromisos se aplicará lo dispuesto en el Reglamento General de Estudiantes, Régimen Disciplinario de Estudiantes o Reglamento Interno de Trabajo
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arriba
Seguridad
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- La Universidad de los Andes a través
del área de Seguridad del Departamento de Servicios
Generales, ofrecerá a unidades académicas
y administrativas apoyo en eventos especiales para la realización
de actividades que apoyen y complementen toda actividad
académica o administrativa dentro de la Universidad.
No se atenderán solicitudes de apoyo a eventos especiales
para uso personal o de externos a la Universidad.
- El solicitante podrá contar con
apoyo en eventos especiales únicamente hasta después
de la confirmación vía web.
- Servicios Generales sólo atenderá
solicitudes de apoyo a eventos especiales solicitados por
la web con mínimo tres días de anticipación
a la realización de la actividad.
- El servicio se prestará de acuerdo
con las necesidades especificadas por el solicitante.
- Cuando los invitados presenten riesgos
de seguridad deben informarlo en el espacio de observaciones
con el fin de coordinar acciones con la seguridad privada
del invitado o las autoridades competentes.
- Servicios Generales no atenderá
este servicio con el personal que se encuentre en jornada
habitual de trabajo; solicitará al contratista un
servicio adicional para atender el evento, por lo cual la
Unidad deberá asumir el costo que este represente.
- Cuando la actividad se suspenda, el servicio
debe cancelarse con 2 días de antelación,
por correo electrónico con el fin cancelar el servicio
con el contratista. En el evento de presentarse algún
inconveniente de última hora para la utilización
del servicio puede comunicarse a la extensión 2117.
- El incumplimiento de la cancelación
o la no utilización del servicio se sancionará
con el cobro del 50% del valor del servicio solicitado.
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Trasteo
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- Para trasteos básicos, se debe solicitar el servicio con 3 días hábiles de anticipación a través de la página de Servicios Integrados https://serviciosintegrados.uniandes.edu.co/html/index.php. Para el caso de activos fijos, se solicitan por intermedio del correo Movimiento De Activos Fijos moviacti@uniandes.edu.co, quienes previo a una verificación y consecutivo, generan la orden de trasteo. Cualquier novedad se debe reportar a la extensión 3218 ó 2117.
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arriba
Espacios Públicos
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- La Universidad de los Andes a través
de Seguridad y Servicios Generales prestará a las
unidades académicas y administrativas los espacios
públicos diferentes a salones, auditorios y campos
deportivos siempre y cuando no afecte la circulación
del público, las salidas de emergencias o rutas de
evacuación.
- El solicitante podrá contar con los
espacios públicos únicamente después
de recibida la confirmación vía web. Seguridad
y Servicios Generales no asumirá ninguna responsabilidad
sin dicha confirmación.
- Las unidades deberán solicitar el
préstamo de espacios públicos por lo menos
con tres días hábiles de anticipación
al día del evento.
- El préstamo de estos espacios será
únicamente para la realización de actividades
académicas, culturales, de exposición, de
investigación, de apoyo a la labor de las unidades
o actividades comerciales que tengan valor académico.
El Director Administrativo será quien defina si la
actividad que se realizará se enmarca en las enumeradas
anteriormente. El uso de algún espacio para la exposición
de proyectos de grado debe contar con autorización
previa y escrita de la Dirección Administrativa quien
define el tiempo de uso.
- La unidad solicitante deberá retirar
los elementos utilizados para el desarrollo de su actividad
en la fecha indicada en la solicitud de préstamo;
en caso contrario, el área de aseo recogerá
estos objetos y no se hará responsable de su custodia.
- La unidad solicitante se responsabilizará
de los actos realizados por los asistentes al evento en
cualquier espacio público de la Universidad y del
cumplimiento de las políticas establecidas por la
Universidad para ingreso y permanencia de asistentes, contratistas,
personal de apoyo y elementos.
- Seguridad y Servicios Generales exigirá
a la unidad solicitante la devolución de los espacios
prestados en las mismas condiciones en que fueron entregados.
En caso que se haya presentado algún daño,
se coordinará con Planta Física el arreglo
del espacio y se le cobrará a la unidad solicitante
el valor total de la reparación.
- Servicios Generales no se responsabilizará
de la organización de los eventos que se lleven a
cabo en los espacios públicos de la Universidad.
Las necesidades de equipos audiovisuales, seguridad, aseo
y trasteos podrán ser solicitados paralelamente con
este servicio.
- La asignación de estos recursos estará
sujeta a la disponibilidad que de ellos haya para la fecha
solicitada en el horario de lunes a viernes de 8:00am a
5:00 pm.
- Cuando la actividad se suspenda, el servicio
debe cancelarse con 12 horas de antelación, en la
página web con el fin cancelar el servicio con el
contratista. En el evento de presentarse algún inconveniente
de última hora para la utilización del servicio
puede comunicarse a la extensión 2252.
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